Controle financeiro empresarial: como organizar as contas corporativas

O sucesso de uma empresa também pode ser medido pela forma como ela gerencia seu dinheiro. Organizar as finanças, administrar gastos e fazer investimentos de longo prazo são medidas necessárias não só para viabilizar as operações no dia a dia, mas também para promover a expansão e a sustentabilidade dos negócios.

Mas sabia que tudo começa com o controle financeiro empresarial?

Existem diferentes ferramentas e métodos para fazer esse controle corretamente, desde o simples registro do fluxo de caixa à adoção de sistemas integrados de gestão.

Mesmo os processos mais sofisticados podem ser implantados por pequenas e médias empresas. Para isso, é preciso entender o que é controle financeiro empresarial e de que maneira ele pode contribuir para a evolução da sua empresa. E é sobre isso que vamos falar neste artigo.

Qual a importância do controle financeiro empresarial?

Podemos dizer que o controle financeiro empresarial é o processo destinado a acompanhar e orientar a correta execução do planejamento financeiro de uma empresa.

Ele existe para auxiliar a empresa a atingir os objetivos planejados fazendo uma gestão inteligente do dinheiro.

Por meio desse acompanhamento, é possível identificar falhas e corrigi-las. Para isso, o ideal é desdobrar o controle em quatro etapas:

• Definição de objetivos ou padrões de desempenho.
• Avaliação do desempenho atual.
• Comparação da performance atual com os objetivos ou padrões estabelecidos.
• Adoção de medidas para corrigir problemas.

Observe que o controle financeiro empresarial deve ter um propósito claramente definido. Isto é, não se trata de fazer apenas o acompanhamento da situação, mas de alinhar processos para atingir os objetivos traçados.

Se você está à frente de um negócio, mesmo que ele ainda esteja no início, e pretende fazer a sua empresa crescer, tenha o controle financeiro empresarial como seu principal aliado. Veja como colocar em prática cada uma das etapas que citamos:

Definição de objetivos ou padrões de desempenho

Nessa primeira etapa, estabeleça metas. Se o objetivo é elevar o faturamento, defina qual é o valor a ser alcançado e em quanto tempo pretende chegar lá. Por exemplo, elevar o faturamento de R$2 milhões para R$3 milhões em um ano. Caso não tenha um objetivo tão específico, defina os padrões de desempenho para a sua empresa.

Mensuração do desempenho atual

Adote indicadores de desempenho que permitam avaliar a performance financeira da empresa atual. Na área financeira, os indicadores mais comuns são resultado operacional, nível de endividamento, rentabilidade e lucratividade, entre outros.

Comparação do desempenho com os objetivos e padrões

Verifique se os resultados já alcançados são compatíveis com o que foi planejado. A comparação também deve ser mantida entre períodos. Por exemplo, comparar o desempenho de um semestre com o anterior.

Adoção de medidas para corrigir problemas

Se o desempenho for insuficiente para gerar o resultado desejado, quais são as ações que podem ser colocadas em prática para corrigir os rumos? Use os próprios dados gerados nas etapas anteriores para encontrar respostas.

Observe, por exemplo, se as despesas estão elevadas, se é possível se desfazer de ativos que não estejam gerando retorno para a empresa, entre outras possibilidades.

Principais armadilhas que todo empreendedor deve evitar

Saber como fazer o controle financeiro empresarial pode ser complexo porque envolve o acompanhamento de uma série de fatores. Não basta apenas apurar o resultado do negócio, é preciso ter atenção a todos os aspectos que podem comprometer o orçamento.

Observe, principalmente, as seguintes armadilhas:

• Não conhecer a estrutura de custos do negócio.
• Deixar de cobrar inadimplentes.
• Não fazer a conciliação (conferência) bancária e de cartões.
• Precificar incorretamente produtos e serviços.
• Não fazer provisionamentos (por exemplo, férias e 13º salário dos funcionários).
• Retirar todas as sobras de caixa.
• Não definir o pró-labore dos sócios.
• Não fazer investimentos.

A melhor forma de não cair em armadilhas é organizar as finanças. Por isso, continue a leitura e veja mais dicas de controle financeiro empresarial.

Como a tecnologia pode contribuir para o controle financeiro empresarial

A grande quantidade de informações e dados a serem registrados e calculados é um dos principais desafios do controle financeiro empresarial. Se esse processo for realizado manualmente, as chances de ter falhas é maior, concorda?

Por isso, o recomendado é usar recursos tecnológicos para ajudar você nessa tarefa.

Entre as ferramentas mais simples, destacam-se as planilhas eletrônicas e aplicativos de controle financeiro empresarial.

Os softwares de gestão financeira facilitam ainda mais a execução das principais atividades de controle, como registros de valores movimentados, análise de desempenho e gestão de recebíveis, entre outros processos. Isso porque os sistemas de controle financeiro empresarial são mais precisos, práticos e funcionais.

A grande vantagem desses recursos está na automatização das tarefas. Além disso, existem outros benefícios para a empresa:

• Reduz custos de controle no longo prazo.
• Permite fazer a conferência de dados em tempo real.
• Promove o aumento da produtividade.
• Diminui a ocorrência de erros e perdas.
• Gera dados importantes para a tomada de decisões.

Vale destacar que a tecnologia viabiliza o controle financeiro por meio de ferramentas como fluxo de caixa, balanço patrimonial e demonstração de resultados do exercício (DRE). Saiba mais sobre esses relatórios gerenciais:

Fluxo de caixa

É o principal mecanismo de controle financeiro empresarial. Seu objetivo principal é registrar todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa, permitindo acompanhar a geração de receitas e a estrutura de gastos do negócio.

Demonstração de Resultado do Exercício

A Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) é um relatório financeiro completo que indica se a empresa está operando em lucro ou prejuízo, indicando todos os fatores que contribuíram para o resultado, como receitas, despesas, impostos, dívidas, entre outros dados.

O fluxo de caixa, o balanço patrimonial e a DRE podem ser gerenciados por sistemas como Conta Azul e QuickBooks.

Balanço patrimonial

O balanço patrimonial é um relatório contábil que traz dados fundamentais para saber como fazer o controle financeiro empresarial. Nele, são indicados os ativos e passivos. A diferença obtida entre o ativo e o passivo é o que chamamos de patrimônio líquido.

Os ativos englobam bens, direitos e aplicações que podem gerar lucro para a empresa. Já os passivos são obrigações assumidas com terceiros, como dívidas e distribuição de lucros e dividendos.

Que tal aprender mais sobre dividendos e como funciona a distribuição de parte dos lucros de uma empresa a seus acionistas?

Como fazer um bom controle financeiro empresarial em 6 passos

Na prática, o controle financeiro empresarial é realizado por meio de uma série de processos. Alguns são indispensáveis, como os que vamos te mostrar agora.

Manter uma rotina de acompanhar toda a movimentação do caixa

O fluxo de caixa é o principal mecanismo de controle das movimentações do caixa. De um lado, devem ser registradas as entradas de recursos da empresa e, de outro, as saídas. Assim, ao final do dia, é possível apurar o saldo restante.

O ideal é que fazer uma projeção diária, para que seja possível prever os valores que devem ser creditados e pagos. Depois, é só atualizar os dados até o fechamento.

Separar as contas pessoais das contas da empresa

Um cuidado fundamental que todo empreendedor deve manter é separar o dinheiro próprio e o dinheiro da empresa. Quando as contas se misturam, fica difícil entender a situação financeira tanto pessoal como do negócio.

Para evitar as retiradas recorrentes do caixa da empresa para pagar despesas pessoais, o ideal é que o proprietário (ou sócios) recebam o pró-labore, isto é, uma remuneração pelas atividades administrativas realizadas.

Ter controle dos recebimentos e dos vencimentos

Toda empresa tem contas a pagar e a receber. Controlar bem os valores e prazos relativos a essas operações é indispensável para administrar o orçamento do negócio e para negociação com fornecedores e clientes.

Tente alongar os prazos para pagamento e estimular o recebimento à vista. A ideia é receber dos clientes antes de pagar os fornecedores.

Definir um orçamento anual

Para fazer uma empresa funcionar, é preciso colocar recursos na empresa. Esses recursos são usados para viabilizar as operações diárias, mas também servem para fazer investimentos, como a compra de equipamentos e a expansão do empreendimento.

Para não perder o controle sobre a quantia injetada no negócio, defina o orçamento anual. Assim, você se programa antecipadamente.

Faça da tecnologia uma aliada

Como falamos, a tecnologia facilita o controle do negócio, otimizando processos e gerando relatórios estratégicos para a tomada de decisões. Hoje, existem soluções desenvolvidas para empresas de diferentes ramos e portes. Então, basta escolher a mais adequada para as suas necessidades.

Reinvista no seu negócio

Não deixe de reinvestir no negócio. Para que uma empresa se mantenha competitiva, seu crescimento deve ser estimulado. O lucro pode ser aplicado na expansão do empreendimento, em melhorias na gestão ou em inovação, por exemplo. O importante é não deixar dinheiro parado.

Se você já nos acompanha há algum tempo aqui no blog, sabe da importância que damos para o investimento feito com estratégia, certo? Nós sempre pontuamos que, seja você um empreendedor ou não, saber investir em boas oportunidades é uma excelente forma de valorizar dinheiro.